Spritkosten im Fuhrpark senken: So hilft GPS-Ortung

Kraftstoff gehört zu den größten Betriebskosten jedes Fuhrparks und ist zugleich eine der am schwersten zu steuernden. Die Rechnung kommt einmal im Monat, wenn die Verschwendung längst passiert ist, und ein Flottendurchschnitt verbirgt die Fahrzeuge und Gewohnheiten, die den größten Teil verursachen.

GPS-Ortung spart nicht von selbst Sprit. Sie zeigt aber mit Belegen, wo Kraftstoff verschwendet wird, damit Sie handeln können. Dieser Ratgeber behandelt die fünf Spritlecks, die fast jeder Fuhrpark hat, die Daten, die sie sichtbar machen, wie Sie Ihre eigene Ausgangslage messen und einen einfachen 30-Tage-Plan, um die Spritkosten im Fuhrpark zu senken.

Warum Kraftstoff ohne Daten schwer zu steuern ist

Ohne Ortungsdaten ist der Kraftstoffverbrauch am Monatsende nur eine einzige Zahl. Sie sehen nicht, wie lange Fahrzeuge im Leerlauf laufen, wie schnell sie gefahren werden, ob Routen dem Plan entsprechen oder ob sich ein Fahrzeug außerhalb der Arbeitszeit bewegt. Drei Dinge verschärfen das:

• Durchschnitte verbergen Ausreißer. Zwei oder drei Fahrzeuge, Fahrer oder Routen verursachen meist einen überproportionalen Anteil der Verschwendung.
• Rechnungen kommen spät. Die Tankkartenabrechnung zeigt, was gekauft wurde, nicht warum der Verbrauch hoch war.
• Es fehlen gemeinsame Fakten. Ein Gespräch über Kraftstoff mit einem Fahrer wird schnell zu Meinung gegen Meinung.

Ortungsdaten liefern die fehlenden Fakten: wo jedes Fahrzeug war, wie lange es mit laufendem Motor stand, wie schnell es fuhr und wie viele Kilometer es zurückgelegt hat.

Die fünf Spritlecks in jedem Fuhrpark

1. Leerlauf

Ein Fahrzeug, das läuft, aber nicht fährt, verbrennt trotzdem Kraftstoff. Das US-Energieministerium nennt für einen schweren Lkw im Leerlauf etwa 0,8 Gallonen (rund 3 Liter) Kraftstoff pro Stunde, mit einer Spanne von etwa 0,6 bis 1,5 Gallonen (ungefähr 2,3 bis 5,7 Liter) je nach Motor und Last (Quelle: Alternative Fuels Data Center). Transporter und Pkw verbrauchen weniger, aber die Verschwendung summiert sich über Hunderte von Stopps.

Worauf Sie achten sollten: Der Live-Fahrzeugstatus zeigt, ob jedes Fahrzeug in Bewegung, im Leerlauf, im Stillstand oder offline ist. Die GPS-Historie listet die Stopps und ihre Dauer für jeden Tag auf. Vergleichen Sie in den Berichten Motorstunden und Kilometer: Ein Fahrzeug mit vielen Motorstunden und wenigen Kilometern verbringt seine Zeit damit, auf der Stelle zu laufen.

2. Geschwindigkeit und Fahrstil

Geschwindigkeit und ruppiges Fahren wirken sich direkt auf den Verbrauch aus. Laut fueleconomy.gov kann aggressives Fahren (zu schnelles Fahren, starkes Beschleunigen und hartes Bremsen) die Kraftstoffeffizienz bei Autobahntempo um etwa 15 % bis 30 % und im Stop-and-go-Verkehr um 10 % bis 40 % senken, und der Verbrauch steigt meist schnell oberhalb von etwa 50 mph (80 km/h). Bedenken Sie, dass dieser Vergleich ruhige und aggressive Fahrweise desselben Fahrzeugs betrifft. Über einen ganzen Fuhrpark ist der Effekt kleiner, weil die meisten Fahrer nicht an den Extremen liegen.

Worauf Sie achten sollten: Die Routenwiedergabe in der GPS-Historie nutzt eine geschwindigkeitsbasierte Farbcodierung, sodass Sie sehen, wo und wann Fahrzeuge schnell fahren. Achten Sie auf wiederkehrende Muster auf derselben Strecke oder bei demselben Fahrer statt auf einzelne Ereignisse.

3. Umwege und ineffiziente Routen

Jeder unnötige Kilometer kostet Kraftstoff, Reifen und Zeit. Vergleichen Sie die tatsächlich gefahrene Route mit der geplanten, prüfen Sie, wie viele Kilometer jede Fahrt umfasst, und suchen Sie nach wiederkehrenden Umwegen. Geofences rund um Betriebshöfe und Kundenstandorte machen Ankünfte und Abfahrten automatisch sichtbar, sodass Sie sehen, wie lange jeder Stopp wirklich dauert.

4. Unbefugte und private Nutzung

Wochenend-, Nacht- und Fahrten außerhalb des Einsatzgebiets verbrauchen Kraftstoff, den das Unternehmen bezahlt. Der Fahrtenverlauf zeigt, wann und wo sich Fahrzeuge außerhalb der Arbeitszeit bewegt haben. Kombinieren Sie ihn mit der Fahrerverwaltung: Wenn jedes Fahrzeug einem Fahrer zugeordnet ist, zum Beispiel per iButton, haben Fragen zu einer Fahrt eine klare Antwort. Legen Sie die Regeln zuerst schriftlich fest: was erlaubt ist, was nicht und was erfasst wird (siehe den Datenschutzhinweis unten).

5. Zustand des Fahrzeugs

Überfällige Wartung, abgefahrene oder zu schwach befüllte Reifen und vernachlässigte Filter erhöhen den Verbrauch und werden leicht übersehen. Die Wartungsplanung nach Datum, Distanz oder Motorstunden hält Termine ein und liefert eine Historie, die eine plötzliche Verbrauchsänderung erklärt. Wo Gerät und Fahrzeug es unterstützen, kann die CAN-Bus-Telematik Tankfüllstand und Motordaten ergänzen.

So messen Sie die Kraftstoffleistung

Was Sie nicht vergleichen können, können Sie nicht verbessern. Beginnen Sie mit wenigen Kennzahlen pro Fahrzeug, berechnet für denselben Zeitraum:

• Liter pro 100 km (oder Kilometer pro Liter). Kombinieren Sie Tankungen (Belege, Tankkarten oder Tankfüllstandsdaten) mit den Kilometern aus dem GPS.
• Motorstunden pro 100 km. Ein schneller Hinweis auf Leerlauf, der keine Kraftstoffdaten braucht.
• Stopps und ihre Dauer. Gesamte und durchschnittliche Stoppzeit mit laufendem Motor.
• Kilometer pro Fahrt im Vergleich zum Plan. Zeigt Umwege und schlechte Routenführung.
• Kilometer außerhalb der Arbeitszeit. Zeigt private oder unbefugte Nutzung.

Vergleichen Sie Fahrzeuge desselben Typs mit ähnlichen Aufgaben. Ein Kühltransporter und ein kleiner Pkw teilen nie denselben Richtwert.

GPS liefert Distanz, Zeit, Stopps und Geschwindigkeit. Den tatsächlich verbrauchten Kraftstoff liefern Tankbelege, Tankkarten oder, wo verfügbar, der Tankfüllstand des Fahrzeugs. Nutzen Sie beides und exportieren Sie die Zahlen als PDF oder Excel, wenn Sie sie weitergeben müssen.

Ein Rechenbeispiel

Die folgenden Zahlen sind ein Beispiel und kein Versprechen. Nehmen Sie 10 schwere Lkw, die jeweils eine vermeidbare Stunde pro Arbeitstag im Leerlauf laufen. Bei rund 3 Litern pro Stunde und 250 Arbeitstagen im Jahr sind das 10 × 1 × 3 × 250 = 7.500 Liter Kraftstoff pro Jahr. Halbiert der Fuhrpark diesen Leerlauf, spart er etwa 3.750 Liter. Multiplizieren Sie mit Ihrem Literpreis, um den Geldwert zu sehen, und rechnen Sie den geringeren Motorverschleiß und die niedrigeren Emissionen dazu.

Führen Sie dieselbe Rechnung mit Ihren eigenen Fahrzeugen und Ihrer eigenen Leerlaufzeit aus den Ortungsdaten durch. So wird aus einem vagen "wir sollten weniger im Leerlauf stehen" eine Zahl, die Sie verfolgen können.

Was GPS-Ortung leisten kann und was nicht

• Sie zeigt wo, wann und wie lange. Das macht Probleme sichtbar und Gespräche sachlich.
• Sie spart nicht von selbst Sprit. Einsparungen entstehen durch die Maßnahmen, die Sie nach Sicht der Daten ergreifen.
• Sie ersetzt keine Tankkartenkontrolle. Um Kraftstoffdiebstahl oder Kartenmissbrauch aufzudecken, müssen Sie Käufe weiterhin mit Fahrzeugdaten abgleichen.
• Sie liest nicht bei jedem Fahrzeug den Tank aus. Der Tankfüllstand braucht einen kompatiblen Sensor oder CAN-Bus-Daten.

Seien Sie vorsichtig bei großen Zahlen. Viele Anbieter nennen Einsparungen von 15 % bis 25 % oder mehr, doch das sind Bestfälle, die davon abhängen, wie verschwenderisch der Fuhrpark zu Beginn war. Messen Sie Ihre eigene Ausgangslage und bewerten Sie Ihre eigenen Ergebnisse.

Ein 30-Tage-Plan zur Senkung der Spritkosten

1. Tag 1 bis 7: Ausgangslage festhalten. Erfassen Sie die oben genannten Kennzahlen für jedes Fahrzeug: Kilometer, Kraftstoff, Motorstunden, Stopps und Nutzung außerhalb der Arbeitszeit.
2. Tag 8 bis 14: Ergebnisse teilen und Regeln vereinbaren. Zeigen Sie den Fahrern die Daten, erklären Sie das Ziel und vereinbaren Sie einfache Regeln, etwa eine Leerlaufgrenze, wo das Abschalten des Motors sicher und erlaubt ist.
3. Tag 15 bis 21: Die größten Lecks schließen. Wählen Sie die drei Fahrzeuge, Fahrer oder Routen mit der größten Abweichung und handeln Sie: Coaching, neue Route, überfällige Wartung.
4. Tag 22 bis 30: Vergleichen und wiederholen. Berechnen Sie dieselben Zahlen neu, vergleichen Sie sie mit der Ausgangslage und setzen Sie das nächste Ziel. Danach prüfen Sie monatlich.

Fahrer mitnehmen

Kraftstoffdaten wirken am besten, wenn Fahrer sie als Hilfe sehen und nicht als Strafe. Erklären Sie vor dem Start, was erfasst wird und warum, teilen Sie Ergebnisse offen, würdigen Sie Verbesserungen und nutzen Sie Ausreißer für Coaching statt für Schuldzuweisungen.

Denken Sie an die Datenschutzgrundlagen: Legen Sie einen dokumentierten Zweck fest, informieren Sie die Fahrer, erfassen Sie nur, was nötig ist, beschränken Sie den Zugriff auf Standortdaten und vermeiden Sie eine Dauerüberwachung der Fahrer außerhalb der Arbeitszeit. Datenschutzregeln unterscheiden sich je nach Land, klären Sie Details daher mit Ihrem Datenschutzberater. In unserem Ratgeber zur Flottenmanagement Software finden Sie die ausführlichere Datenschutz-Checkliste. In Deutschland ist häufig auch der Betriebsrat einzubeziehen.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Nur die Gesamtliter betrachten statt Liter pro 100 km bei vergleichbaren Fahrzeugen.
• Erfassen, ohne Rückmeldung zu geben, sodass sich nichts ändert.
• Bestrafen statt coachen, wodurch Fahrer die Daten ablehnen.
• Wartung ignorieren, wenn der Verbrauch steigt.
• Fahrzeuge vergleichen, die unterschiedliche Aufgaben haben.
• Ergebnisse in einer Woche erwarten. Gewohnheiten und Routen ändern sich über einige Monate.

Nächste Schritte

Beginnen Sie mit einem Monat Ausgangsdaten und den fünf Kennzahlen oben. Sobald Sie sehen, wohin der Kraftstoff fließt, sind die Maßnahmen meist einfach und günstig: eine kürzere Leerlaufgrenze, eine bessere Route, eine rechtzeitig erledigte Wartung.

Möchten Sie sehen, wie das mit Ihren eigenen Fahrzeugen funktioniert? Demo anfordern, lesen Sie, wie Flottenbetreiber die Plattform nutzen, oder sehen Sie sich alle Funktionen an.